Dit is de Privacyverklaring van XY Talent Solutions. Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die je aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer je een e-mail verzendt aan ons of een formulier van XY Talent Solutions invult. Wij leggen je duidelijk uit hoe wij jouw gegevens opslaan, hoelang deze bewaard blijven en wat precies het doel van de gegevensverwerking is. Daarnaast geven we je duidelijk inzicht in hoe je gebruik kunt maken van jouw rechten met betrekking tot gegevensverwerking.
Wat is XY Talent Solutions precies? XY Talent Solutions helpt organisaties en haar medewerkers in het ontwikkelen en uitvoeren van een gedegen loopbaanbeleid. Met als doel om de match tussen werknemer en organisatie zo gezond en productief mogelijk te maken en te houden. Dit doen we door gesprekken met ondernemers én personeel te voeren. Het doel is om de match tussen werknemers en organisatie te versterken.
Omdat we in verschillende situaties persoonsgegevens verwerken (of laten verwerken), hebben we gekozen voor een uitgebreide privacyverklaring. Vaak zijn er namelijk situaties waarin XY Talent Solutions jouw persoonsgegevens dient te verzamelen en te verwerken/gebruiken. Het is belangrijk dat je weet wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt en hoe je jouw wensen met betrekking tot de omgang van persoonsgegevens aan ons kunt laten weten.
XY Talent Solutions neemt jouw privacy erg serieus en zal persoonlijke informatie op een veilige manier gebruiken en verwerken. Alle artikelen in deze Privacyverklaring zijn in overeenstemming met de geldende wetgeving (AVG-wetgeving, Algemene Verordening Gegevensbescherming). Deze Europese privacywetgeving is sinds 25 mei 2018 toepasselijk in Nederland.
Heb je twijfels of vragen over de verwerking van gegevens door XY Talent Solutions? Neem dan gerust contact op via de onderstaande gegevens.
jochem@xyts.nl l +31 6 28 43 26 10
Euclideslaan 1 l 3584 BL l Utrecht
KvK Nr. 85627038
Wij verwerken op een minimale wijze persoonsgegevens. Om onze diensten naar behoren uit te kunnen voeren en te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, is het voor ons noodzakelijk om bepaalde verzamelde persoonsgegevens te verwerken. Persoonsgegevens zijn gegevens die tot een natuurlijk persoon te herleiden zijn.
De persoonsgegevens die XY Talent Solutions (over het algemeen) verwerkt zijn:
Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door jou worden verstrekt, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze worden opgegeven voor verwerking door XY Talent Solutions.
Op grond van de AVG-wetgeving verwerken wij jouw persoonsgegevens op basis van een rechtmatige grondslag. Artikel 6 lid 1 sub a, sub b en sub c en artikel 9 lid 2 sub a van de AVG zijn toepasselijk op onze situatie: de verwerking van jouw persoonsgegevens wordt gedaan op basis van toestemming, omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen jou en XY Talent Solutions of omdat het noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
Artikel 13 lid 1 sub c van de AVG schrijft ons vervolgens voor om duidelijk aan te geven voor welke ‘verwerkingsdoeleinden’ de persoonsgegevens bestemd zijn. Hieronder volgt daarom een overzicht met de verschillende verwerkingsdoeleinden. Wij geven per verwerkingsdoeleind een uitleg over de gegevens die gebruikt worden voor dit doel en op welke wettelijke grondslag de gegevens bewaard worden. De bewaartermijnen van deze gegevens worden vervolgens beschreven onder artikel 4, Periode van opslag.
Er zijn een aantal doelen waar XY Talent Solutions jouw gegevens voor verzamelt;
Indien je op enige wijze contact hebt opgenomen met XY Talent Solutions, worden de door jou opgegeven gegevens bewaard en gebruikt voor het verloop van verder contact. Denk hierbij aan naam, e-mailadres en telefoonnummer.
De grondslagen voor verwerking in dit kader: ons gerechtvaardigd belang (wij dienen met je te kunnen communiceren om vragen in behandeling te kunnen nemen of op te kunnen volgen en om onze diensten naar behoren aan te kunnen bieden).
Het is voor XY Talent Solutions belangrijk om jouw feedback, klachten en wensen op te slaan en te verwerken. Indien XY Talent Solutions nog verder contact met je moet opnemen (bijvoorbeeld voor de opvolging van een klacht) moet XY Talent Solutions hiertoe in staat zijn. Wij bewaren hiervoor gegevens zoals jouw naam, telefoonnummer, e-mail, en zo mogelijk gegevens in het kader van een klantentevredenheidsonderzoek.
De grondslagen voor verwerking in het kader van dit doel zijn: uitvoering van de overeenkomst (om onze diensten naar behoren uit te voeren door duidelijk contact met jou te kunnen hebben) en ons gerechtvaardigd belang (het kunnen initiëren, onderhouden en bijhouden van de klantrelatie; om de bijbehorende administratie, correspondentie en relatiebeheeractiviteiten te kunnen verrichten en het naar behoren kunnen uitvoeren van onze diensten).
XY Talent Solutions is wettelijk verplicht om er een gedegen boekhouding op na te laten. Hiervoor worden de gegevens bewaard die redelijkerwijs op offertes of facturen aanwezig zijn. Denk hierbij aan naam en indien aanwezig bankgegevens.
De grondslagen voor verwerking in het kader van dit doel zijn: Uitvoering van de overeenkomst (in geval de overeenkomst is gesloten met de klant), wettelijke verplichtingen (waaronder onze administratie- en bewaarplicht, fiscale verplichtingen en verplichting rondom het opstellen van jaarrekeningen en jaarverslagen) en ons gerechtvaardigd belang (om onze reguliere bedrijfsactiviteiten op een juiste en effectieve wijze te kunnen uitvoeren; om onze dienstverlening te kunnen verrichten en te verbeteren, om bijvoorbeeld tijdens een geschil of juridische procedure onze belangen te kunnen beschermen en om fraude, oplichting of ander onrechtmatig gedrag tegen te gaan).
Wanneer er tot werkzaamheden worden overgegaan, heeft XY Talent Solutions bepaalde gegevens nodig. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk om de werkzaamheden naar behoren uit te voeren. Denk hierbij aan voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mail en indien noodzakelijk adresgegevens.
De grondslag voor verwerking in het kader van dit doel zijn: jouw nadrukkelijke toestemming (door akkoord te gaan met de Privacyverklaring en het verstrekken van persoonsgegevens met het duidelijke doel dat XY Talent Solutions deze persoonsgegevens verwerkt om de werkzaamheden uit te voeren), uitvoering van de overeenkomst (het naar behoren kunnen uitvoeren van onze werkzaamheden, bijvoorbeeld het agenderen van gesprekken), wettelijke verplichting (het naar behoren uitvoeren van onze werkzaamheden en onze wettelijke verplichting om te voldoen aan de afgesloten overeenkomst) en ons gerechtvaardigd belang (het naar behoren uitvoeren van onze werkzaamheden en de mogelijkheid hebben om met jou contact op te nemen).
Om gebruik te maken van de website van XY Talent Solutions en om de website van XY Talent Solutions goed te laten functioneren worden er een aantal gegevens bewaard. Denk hierbij aan statistische gegevens over het surfgedrag en een websitebezoek (scroll- en klikgedrag).
Let op: Met betrekking tot cookies conformeren wij ons aan zowel de AVG als de Nederlandse cookiewet (Telecommunicatiewet artikel 11.7A). Dit betekent dat uitgebreidere informatie over cookies gegeven wordt in een apart document: onze cookieverklaring.
Hierboven hebben wij aangegeven voor welke verwerkingsdoeleinden wij jouw persoonsgegevens gebruiken. Volgens artikel 13 lid 2 sub a van de AVG geven wij vervolgens aan wat de opslagperiodes van deze persoonsgegevens zijn. Daarbij is het goed om te realiseren dat alle gegevens in ieder geval bewaard blijven voor de periode dat wij werkzaamheden verrichten, of de periode dat er redelijkerwijs vanuit mag worden gegaan dat werkzaamheden worden verricht. Elk laatste contactmoment tussen jou en XY Talent Solutions geldt als een nieuw begin van de bewaringstermijn van het desbetreffende verwerkingsdoel.
Let op! Het is mogelijk dat gegevens opgegeven en verwerkt voor een bepaald verwerkingsdoel, overgaan in een ander verwerkingsdoel. Hierdoor begint er een nieuwe bewaringstermijn. Bijvoorbeeld wanneer gegevens verstrekt worden via een contactformulier en er uiteindelijk overgegaan wordt naar het uitvoeren van werkzaamheden.
Indien het contact niet lijdt tot het verrichten van een dienst of werkzaamheden, worden de door jou opgegeven gegevens voor een termijn van maximaal twee (2) jaar bewaard.
Voor dit doel blijven gegevens twee (2) jaar na het beëindigen van een klantrelatie bewaard, tenzij langer nodig is in verband met een juridische procedure. De termijn van twee (2) jaar is in dit kader ook gekoppeld aan de mogelijkheid dat een eventuele relatie weer/nog ontstaat tussen jou en XY Talent Solutions.
Voor het voeren van een gedegen boekhouding zijn wij wettelijk verplicht de persoonsgegevens welke verbonden zijn aan financiële doeleinden te bewaren voor een termijn van minimaal zeven (7) jaar, mogelijk te vermeerderen met vijf (5) jaar voor interne boekhouding. Deze bewaartermijn wordt gehanteerd tenzij een langere opslagperiode nodig is in verband met wettelijke verplichtingen en/of een te verwachten juridisch geschil.
Alle gegevens met betrekking tot een overeenkomst, worden in ieder geval bewaard voor de periode dat de overeenkomst actief is. Op het moment dat de overeenkomst is afgelopen of voltooid, worden de verwerkte gegevens bewaard voor twee (2) jaar. De termijn van twee (2) jaar is in dit kader ook gekoppeld aan de mogelijkheid dat een eventuele relatie weer/nog ontstaat tussen jou en XY Talent Solutions.
Alle informatie met betrekking tot cookies en de bewaartermijnen die door de cookies aangehouden worden zijn uitgebreid toegelicht in onze cookieverklaring.
XY Talent Solutions deelt persoonsgegevens met derde partijen: dit gebeurt enkel wanneer dit strikt noodzakelijk is. In alle gevallen zal XY Talent Solutions zich als verwerkingsverantwoordelijke conformeren aan de AVG-wetgeving, specifiek artikel 28 e.v. AVG. XY Talent Solutions sluit met alle betrokken partijen bij de verwerking van persoonsgegevens een verwerkersovereenkomst af, daarnaast ondertekent ieder personeel van XY Talent Solutions betrokken bij de verwerking van persoonsgegevens een geheimhoudingsverklaring om de correcte verwerking van persoonsgegevens in de zin van de AVG te waarborgen.
Om de beste service te garanderen vanuit XY Talent Solutions, werken wij samen met bepaalde externe partijen. Denk hierbij aan partijen die ons klantenregister regelen. Hieronder bieden wij je een overzicht van de derde partijen die persoonsgegevens van jou ontvangen.
Overzicht van derde partijen die persoonsgegevens van je ontvangen:
Het kan voorkomen dat wij persoonsgegevens intern binnen de XY Solutions Group delen, dit gebeurt enkel wanneer dit strikt noodzakelijke is en betreft enkel persoonsgegevens met een laag risico. Door de structuur van de XY Solutions Group kan het voorkomen dat XY Talent Solutions persoonsgegevens deelt, er zal altijd rekening worden gehouden met jouw rechten, de beveiliging van de persoonsgegevens en de AVG-wetgeving.
Om te voldoen aan onze belastingplicht en/of enig ander wettelijk voorschrift delen wij de benodigde persoonsgegevens met de Belastingdienst en andere overheidsinstanties, XY Talent Solutions deelt deze persoonsgegevens enkel indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet met andere partijen delen, tenzij dit wettelijk verplicht is. Je wordt te allen tijde op de hoogte gesteld wanneer wij gebruik maken van deze derde partijen door het aan te geven in onze Privacyverklaring. Indien je het niet eens bent met het delen van jouw persoonsgegevens aan een derde partij, kun je hiertegen bij ons bezwaar maken.
XY Talent Solutions deelt in beginsel alleen persoonsgegevens op een minimale wijze met derde partijen en enkel indien dit noodzakelijk is voor een goeie bedrijfsvoering of het naar behoren kunnen uitvoeren van onze werkzaamheden. Het delen van persoonsgegevens gebeurt enkel wanneer dit strikt noodzakelijk is. XY Talent Solutions zal nimmer jouw persoonsgegevens verkopen.
Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de daartoe bevoegde medewerkers van XY Talent Solutions die betrokken zijn bij de verwerking van jouw persoonsgegevens. De apparaten waarop jouw gegevens zijn opgeslagen, zijn vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan en/of gezichtsherkenning. Hierbij gaat het om de noodzakelijke apparaten zoals, computers, laptops en mobiele telefoons.
Voor de website of digitale gegevens maakt XY Talent Solutions gebruik van Firewalls en beschermde software.
Alle fysieke gegevens worden in een afgesloten kantoorruimte bewaard. De kantoorruimte is met een beveiligingssysteem beveiligd en enkel toegankelijk voor het personeel betrokken bij de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Ook wordt jouw bezoek aan de website van XY Talent Solutions beveiligd door een ‘’http’’ beveiliging. Dit betekent dat jouw verbinding met XY Talent Solutions privé is. Hiermee zorgen wij ervoor dat jouw persoonsgegevens tijdens het websitebezoek veilig blijven.
Volledigheidshalve, meer informatie over de beveiliging van de persoonsgegevens:
Hieronder worden de rechten weergegeven waarvan je gebruik kunt maken met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Hoewel XY Talent Solutions jouw persoonsgegevens op een minimale wijze verzameld en verwerkt, vinden wij het belangrijk om je toch te wijzen op de rechten die je in het kader van de AVG hebt.
Je hebt altijd het recht om de door XY Talent Solutions verwerkte en opgeslagen gegevens in te zien. Om gebruik te maken van dit recht kunt je een e-mail met jouw verzoek sturen aan: jochem@xyts.nl.
Indien de door XY Talent Solutions bewaarde gegevens onjuist blijken, heb je het recht om deze gegevens te laten rectificeren. XY Talent Solutions zal dan de huidige incorrecte gegevens vervangen met de juiste gegevens.
Je hebt het recht om persoonsgegevens te laten overdragen door XY Talent Solutions aan een soortgelijke partij. Hiermee wordt bedoeld een partij die grofweg dezelfde diensten aanbiedt en uitvoert als XY Talent Solutions.
In bepaalde gevallen kunt je aan XY Talent Solutions verzoeken om gegevens te laten verwijderen. Hiertoe heb je de mogelijkheid met het recht op vergetelheid. Hieronder tref je een lijst met situaties waarin XY Talent Solutions jouw gegevens zal verwijderen:
Het is mogelijk dat er uitzonderingen zijn op het recht op vergetelheid. Voor meer informatie kun je de volgende pagina van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen.
Op het moment dat je van mening bent dat XY Talent Solutions niet op een gedegen wijze omgaat met jouw persoonsgegevens, heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kunt je doen via deze link. De Autoriteit Persoonsgegevens zal jouw klacht verder afhandelen.
Je hebt te allen tijde het recht bezwaar aan te tekenen m.b.t. gegevensverwerking. Zeker in het geval van ‘direct marketing’.
Verder wijzen we je op de volgende rechten:
Gebruik maken van bovenstaande rechten?
In de meeste gevallen is een e-mail naar jochem@xyts.nl genoeg om gebruik te maken van de voornoemde rechten. Indien wij twijfelen over de geldigheid van jouw identiteit kunnen wij andere maatregelen instellen om deze te achterhalen. Bijvoorbeeld doordat er aan je verzocht wordt om een kopie van jouw identiteitsbewijs aan ons te leveren. Dit gebeurt altijd op de manier zoals voorgeschreven door de Rijksoverheid. In de meeste gevallen zal een minder ingrijpende wijze van identificatie volstaan. Het gebruik maken van de genoemde rechten is kosteloos; behoudens misbruik.
We wijzen je er graag op dat de hiervoor beschreven rechten niet allemaal absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat XY Talent Solutions niet aan een bepaald verzoek gehoor kan geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen omstandigheden beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan maken we dit uiteraard gemotiveerd aan je kenbaar.
XY Talent Solutions verwerkt jouw persoonsgegevens, zoals aangegeven, op grond van verschillende wettelijke grondslagen en een gerechtvaardigd belang. Jouw persoonsgegevens zullen nooit verkocht worden aan een derde.
De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimaal benodigde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het naar behoren uitvoeren van onze diensten. Wanneer je deze verplichte gegevens niet aan ons kenbaar maakt, kan XY Talent Solutions de werkzaamheden niet (naar behoren) uitvoeren.
Indien het noodzakelijk is jouw persoonsgegevens te delen met andere partijen dan de hierboven genoemde partijen, zal daar uiteraard eerst jouw toestemming voor worden gevraagd door middel van een wijziging van onze Privacyverklaring. Wij maken wijzigingen altijd kenbaar via de website van XY Talent Solutions.
XY Talent Solutions behoudt zich het recht persoonsgegevens te openbaren wanneer dit wettelijk vereist is, of wanneer XY Talent Solutions dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of proces. Tevens wanneer het gaat om eigendom of het beschermen van XY Talent Solutions. Hierbij trachten wij jouw recht op privacy zoveel als mogelijk te respecteren.
Heb je nog vragen over onze Privacyverklaring? Neem dan gerust contact op via de onderstaande gegevens.
jochem@xyts.nl l +31 6 28 43 26 10
Euclideslaan 1 l 3584 BL l Utrecht
KvK Nr. 85627038
Versie 2022